Ordenar y filtrar datos en Excel
Cada encabezado de columna de una tabla en Excel tiene un botón de
flecha en su extremo derecho el cual es conocido como el botón de
filtro y cuando hacemos clic sobre él se muestran diferentes opciones
para ordenar y filtrar datos en Excel.
Ordenar una tabla en Excel
Al pulsar el botón de filtro en el encabezado de una columna veremos
algunas opciones de ordenación de datos. Al aplicar un criterio de
ordenación a una tabla de Excel las filas se reorganizarán de acuerdo al
contenido de la columna por la cual estamos ordenando. Si la columna
contiene datos de tipo texto, entonces podremos ordenar los valores de A
a Z (alfabéticamente) o de Z a A.
Por el contrario, si la columna contiene datos numéricos, entonces
podremos ordenar de menor a mayor o también podremos hacerlo de mayor a
menor. En el caso de que tengamos fechas podremos ordenar de más antiguo
a más reciente o viceversa.
Otra opción de ordenación que nos da Excel es la de ordenar por color
y eso hará que las celdas se ordenen de acuerdo al color de fondo de
las celdas. Esta opción es relevante solamente cuando hemos aplicado
algún formato condicional a las celdas para modificar su color de fondo o
el color de la fuente.
Múltiples criterios de ordenación
Es posible ordenar una tabla indicando diferentes criterios de
ordenación. Por ejemplo, es posible ordenar los datos primero por fecha,
después por país y posteriormente por región. Para lograr este tipo de
ordenación haremos uso del comando Inicio > Ordenar y filtrar >
Orden personalizado lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
La parte superior del cuadro de diálogo Ordenar contiene botones que
nos permiten establecer múltiples niveles de ordenación. A continuación
explico cada uno de esos botones:
- Agregar nivel: Nos permite agregar un nuevo nivel de ordenación.
- Eliminar nivel: Si ya no deseamos que se aplique un criterio de ordenación podemos eliminarlo de la lista.
- Copiar nivel: Hace una copia del nivel seleccionado.
- Flechas arriba y abajo: Nos permiten mover los niveles de ordenación hacia arriba o hacia abajo para establecer un orden preferido.
- Opciones: Con este botón podemos indicar si la ordenación de datos va a distinguir entre mayúsculas y minúsculas.
La ordenación de los datos se hará comenzando por el nivel superior y
hacia abajo tomando en cuenta tanto la columna como el criterio de
ordenación especificado en cada nivel.
Filtrar datos en una tabla de Excel
Cuando hablamos de filtrar datos en una tabla de Excel nos
referimos a desplegar solamente aquellas filas que cumplen con los
criterios especificados. Los datos de la tabla no son eliminados ni
alterados sino que solamente se ocultan a la vista. Las opciones de
filtrado se muestran también al pulsar el botón de flecha que se
encuentra al lado de los encabezados de columna.
En la imagen anterior observamos las opciones de filtrado que Excel
provee cuando la columna tiene datos de tipo texto. La opción Filtros de texto
muestra varias opciones a elegir como Es igual a, Comienza por,
Contiene, etc. Cualquiera de estas opciones mostrará el cuadro de
diálogo Autofiltro personalizado que nos permitirá indicar el detalle del filtro que deseamos aplicar.
En este cuadro de diálogo podemos especificar dos condiciones para
una misma columna y elegir si deseamos que se cumplan ambas o solamente
una de ellas. Al hacer clic en el botón Aceptar se aplicará el filtro a
los datos.
En la parte inferior del menú de filtrado observamos una lista de los
valores únicos de la columna y cada opción tiene a su lado una caja de
selección que podemos marcar o desmarcar indicando si deseamos ver u
ocultar aquellas filas que contienen dicho valor. Si la lista tiene
tantos valores únicos que se nos dificulta encontrar la opción que
necesitamos, entonces podemos utilizar el cuadro de búsqueda de manera
que podamos encontrar los valores adecuados y seleccionarlos.
Filtros de números y fecha
En la sección anterior revisamos los Filtros de texto que
provee Excel, pero las opciones que se muestran cuando el tipo de datos
es un número o una fecha serán diferentes. Por ejemplo, en la siguiente
imagen puedes observar las opciones de Filtros de fecha.
Excel reconoce el tipo de dato contenido en una columna y muestra los
criterios de filtrado correspondientes. En la siguiente imagen puedes
observar las opciones de Filtros de número:
Algunas de las opciones de filtros mostrarán el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado para permitirnos indicar el detalle del criterio de filtrado a aplicar, pero otras opciones como el filtro de fecha Hoy se aplicará de inmediato sobre los datos. Lo mismo sucederá con el filtro de número Diez mejores que no necesita de ningún parámetro adicional y se aplicará de inmediato sobre la columna.
Quitar el filtro de una tabla
Una vez que hemos aplicado un filtro en una columna, el icono del
botón de filtro cambiará su apariencia para indicarnos que dicha columna
tiene un filtro aplicado. Para quitar un filtro de una tabla de Excel
tenemos dos opciones:
- Hacer clic sobre el botón de filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de y se eliminará el filtro de dicha columna.
- Si queremos borrar con un solo clic todos los filtros aplicados a una tabla entonces debemos ir a Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Borrar.
Una vez eliminado, la apariencia del botón de filtro se volverá a mostrar como una flecha hacia abajo.
Filtrar por segmentación de datos
Excel 2013 nos permite filtrar datos de una tabla utilizando
la segmentación de datos. Este método no es muy utilizado porque
requiere de espacio adicional en pantalla pero es importante que
conozcas su uso en caso de que llegues a encontrar una tabla con este
tipo de funcionalidad. Para agregar la segmentación de datos debemos
seleccionar una celda de la tabla e ir a Herramientas de tabla >
Diseño > Herramientas > Insertar segmentación de datos. Se
mostrará un cuadro de diálogo con las columnas de nuestra tabla:
En este ejemplo he seleccionado la columna País y al pulsar el botón
Aceptar se insertará en la hoja de Excel un panel con las opciones de
segmentación de datos para la columna previamente seleccionada:
Al hacer clic en cualquiera de las opciones del panel se aplicará el
filtro correspondiente sobre la tabla. Para seleccionar varias opciones
del panel debemos mantener pulsada la tecla Ctrl mientras hacemos clic
con el ratón sobre ellas. Para remover el filtro de una columna debemos
pulsar el botón que aparece en la esquina superior derecha del panel de
segmentación de datos correspondiente.
De esta manera podemos agregar tantos paneles como columnas tengamos
en nuestra tabla y aplicar filtros sobre los datos con solo un clic. Una
ventaja de utilizar la segmentación de datos es que tendemos una ayuda
visual para conocer rápidamente los filtros que están siendo aplicados a
la tabla. Para eliminar los paneles de segmentación de datos debes
hacer clic sobre su borde y pulsar la tecla Suprimir o hacer clic
derecho sobre el panel y seleccionar la opción Quitar.
Cómo crear filtros en Excel
Filtrar es una manera conveniente y confiable de localizar y administrar información en una hoja de cálculo. Puedes filtrar información utilizando la característica de auto filtro en Excel 2007 para mostrar únicamente la información que cumple con ciertos criterios. La información filtrada puede ser copiada, manipulada e impresa sin tener que moverla a una nueva hoja de cálculo. Usando el filtro automático, puedes filtrar información seleccionando el criterio deseado de una lista, como por ejemplo, condiciones numéricas o por color. Aquí te explicamos cómo utilizar la característica de filtrado de Excel
Método 1 de 2: Aplicar filtros
1.- Abre la hoja de cálculo en la cual quieres filtrar información.
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Prepara tu información para el autofiltro de Excel 2007. Excel puede filtrar la información en todas las celdas seleccionadas de un rango, esto mientras no hayan filas o columnas completamente en blanco en el rango. Una vez que una fila o columna en blanco es encontrada, la función de filtrado se detiene automáticamente. Si los datos en el rango que quieres filtrar están separados por filas o columnas en blanco, debes eliminar estos espacios antes de continuar con el filtrado.
- En caso contraria, si hay información en la hoja de cálculo la cual no quieres que sea parte de la información filtrada, separa la información usando una o más columnas o filas en blanco. Si la información que no quieres filtrar está por debajo de la información a ser filtrada, utiliza por lo menos una fila completamente en blanco para terminar el filtrado. Si la información que no quieres filtrar está del lado derecho de la información a ser filtrada, utiliza una columna completamente en blanco.
- También es una buena práctica el tener los encabezados de columnas dentro del rango de la información que está siendo filtrada.
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3.- Haz clic en cualquier celda del rango que quieres filtrar.
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4Haz clic en la pestaña de “Datos” de la cinta de funciones de Excel.
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5.- Haz clic en la opción “Filtro” del grupo “Ordenar y filtrar”Flechas desplegables aparecerán al inicio de cada rango de columna. Si el rango de celdas contiene encabezados de columna, las flechas desplegables aparecerán en los encabezados.
- Haz clic en la flecha desplegable de la columna que contiene el criterio deseado para filtrar. Lleva a cabo alguno de los siguientes:
- Para filtrar la información por criterio, haz clic para despejar la casilla de verificación “(seleccionar todo)”. Todas las demás casillas de verificación estarán desmarcadas. Haz clic para seleccionar las casillas del criterio que quieres que aparezca en la lista filtrada. Selecciona "OK" para filtrar el rango según el criterio seleccionado.
- Para configurar un número como filtro, haz clic en “Filtros de número” y luego selecciona la comparación deseada de la lista que se desplegará. La ventana de “Filtro personalizado” aparecerá. En la casilla a la derecha del operador de comparación, selecciona el número que quieras de la lista desplegable o también puedes escribir el valor. Para configurar el filtrado por número con más de un operador de comparación, haz clic en la opción “y” para indicar que los dos criterios deben cumplirse, o selecciona la opción “o” para indicar que por lo menos uno de los criterios tiene que ser verdadero. Selecciona el segundo operador de comparación y selecciona o escribe el valor deseado en la casilla de la derecha. Selecciona “Ok” para aplicar el filtrado por número al rango.
- Para filtrar información por criterios de color, haz clic en
“Filtrar por color”. Selecciona el color deseado de la lista “Filtrar
por color de fuente” que aparecerá. La información se filtrará según el
color de la letra.
Método 2 de 2: Eliminar filtros
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1.- Haz clic en la flecha desplegable del rango que contiene el filtro y luego selecciona “Borrar filtro” para eliminar el filtro de una columna.
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2.- Selecciona la pestaña de “Datos” de la cinta de funciones de Excel y luego selecciona “Borrar” para eliminar los filtros de todas las columnas.
Consejos
- A medida que configures los filtros, también puedes organizar la información según lo necesites. Puedes ordenar la información en modo ascendente, “Ordenar de A a Z” para texto, “Ordenar de menor a mayor” para números, descendiente seleccionando la opción “Ordenar de Z a A”, “Ordenar de mayor a menor” o puedes organizarla también por color de letra.
- Para actualizar los resultados de información filtrada, haz clic en la pestaña “Datos” y luego selecciona “Volver a aplicar”.
