La validación de datos en Excel o lista desplegable en Excel como
algunos le llaman permite restringir el tipo de dato que se debe
ingresar en una celda, dichos datos son aceptados o rechazados con base a
una configuración previa realizada por el usuario.
La validación de datos en Excel es útil cuando se
requiere evitar errores de escritura o valores fuera de un rango
determinado, esto se hace comparando el dato ingresado con determinada
condición, que puede ser:
El dato ingresado debe encontrarse incluido en una lista de Excel
- El dato ingresado debe ser un número
- El dato ingresado debe ser una fecha y encontrarse en determinado rango
- La cantidad de caracteres ingresados no debe superar determinada cantidad
En el caso que no se cumpla la condición que se implementó en la
validación de datos en Excel se puede configurar un mensaje para que
presente el error, al mismo tiempo se puede configurar un mensaje para
que aparezca en el momento en el que se está posicionado en la celda, a
este se le llama mensaje de entrada.
Pasos para implementar la validación de datos en Excel:
Establezca el tipo de validación que aplicará, si requiere una lista debe crearla y tenerla lista para el siguiente paso
- Haga Clic en la celda que desea aplicar la validación de datos en Excel
- Ir a Menú Datos y seleccionar la opción “Validación de datos”
- Configure el criterio de validación
- Configure el mensaje de entrada y mensaje de error
- Haga Clic en botón “Aceptar”
Escenario práctico:
Se requiere el ingreso de las ventas realizadas por vendedor y día
desde Enero 21/2.008 hasta Febrero 19/2.008, los vendedores deben ser
los que se encuentran en la base de datos, de no cumplirse las
condiciones se debe mostrar un mensaje informando el error.
Realiza este ejercicio de validación de datos en Excel descargando el
archivo en el siguiente enlace y cuéntanos tus experiencias en la zona
de comentarios:
EJERCICIOS PARA REALIZAR :
Validación de Datos en Excel – Parte2
Cuando ingresamos información en cualquier celda de un libro nuevo de Excel,
no hay impedimentos para colocar cualquier número (entero o decimal),
fecha, hora o desde una simple palabra hasta un párrafo completo (lo
cual no es muy recomendable en Excel). Sin embargo, en algunos casos
donde se pretenda desarrollar un pequeño sistema de información donde
por ejemplo tengamos diseñado una columna para ingresar la edad de un
listado de clientes; no esperamos que quien vaya a ingresar esos datos,
coloque en la columna edad, el nombre o el apellido o cualquier otro
dato distinto a la edad ya que supongamos tenemos una fórmula que nos
calcula la edad promedio de los clientes:
Pero si alguien por error no ingresa la edad sino la estatura o la fecha
de nacimiento o el apellido lo podrá hacer sin problema. El problema es
que el cálculo de la EDAD PROMEDIO no será correcto:
Bien, para evitar estos errores Excel nos permite utilizar una
herramienta muy práctica, Validación de Datos. Ubicada en la Ficha
DATOS, en el grupo de Herramientas de Datos, esta herramienta nos
permite configurar las celdas que necesitemos, para permitir la entrada
de los datos de acuerdo a nuestra necesidad. De esta manera, si
necesitamos que solo se ingresen números enteros o fechas o un texto
específico, esta es la herramienta para ello.
Para utilizar esta herramienta, lo primero es ubicarnos en la celda o
rango de celdas que necesitamos configurar los datos que ingresemos en
ellas. Para nuestro ejemplo, seleccionamos el rango que corresponde a la
columna Edad. Lo segundo es abrir la herramienta de Validación de datos
(Ficha DATOS, Grupo Herramientas de datos. Ver imagen anterior); con
esto se nos abre la ventana de Validación de datos con unas opciones.
Tres pestañas: Configuración, Mensaje de Entrada y Mensaje de error:
Pestaña Configuración:
Esta es la pestaña principal para configurar una validación de datos
pues es aquí donde le indicamos que tipo de datos vamos a permitir que
se ingresen en el rango previamente seleccionado. En la opción Permitir,
observemos que por defecto esta seleccionada la opción Cualquier valor,
por esta razón es que podemos ingresar fechas, números enteros,
decimales, texto. Si damos clic, se despliegan los tipos de datos que se
pueden aplicar como criterio de validación
Así que solo debemos seleccionar el tipo de datos que queremos que se
puedan introducir en el rango, para nuestro ejercicio, ya que la edad
se da en números enteros (generalmente), seleccionamos la opción Número entero.
Pero si los datos de la columna que estemos configurando corresponde a
fecha de nacimiento, deberíamos aplicar como tipo de datos en el
criterio de validación la opción Fecha o si se trata de la estatura deberíamos aplicar Decimal.
Luego de seleccionar la opción Número entero. podemos configurar si los números enteros que se pueden ingresar en las celdas, tienen alguna condición:
Para el ejercicio que estamos desarrollando, recordemos que se trata de
la edad, no debemos permitir que se ingresen números enteros negativos,
asi que configuramos que los datos que se vayan a ingresar sean mayor o
igual que 0:
Pestaña Mensaje de entrada:
Pestaña Mensaje de error:
En esta pestaña indicamos el mensaje de error personalizado que queramos que se muestre cuando se ingrese un dato que no es válido en la celda:
Damos Aceptar y veamos cómo queda nuestro rango en Excel:
De esta manera ya podemos estar tranquilos de que la información que se
va a ingresar en la columna Edad, serán solo números enteros y podremos
realizar los cálculos sin inconvenientes.
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